Ranger et classer ses papiers

Archiver et classer pour bien conserver

Afin de pouvoir retrouver le document important, il n'est évidemment pas question de classer tous vos documents administratif ensemble. Une solution : à chacun son dossier !

Archivez les papiers importants dans des pochettes en plastique perforées et rangez les dans un classeur à part (ce sont les papiers dont vous aurez le plus souvent besoin au cours de votre vie). Si vous souhaitez conserver des copies des papiers les plus importants, il faudra par mesure de sécurité, les conserver dans un endroit différent (coffre, bureau, famille, ...)

Les autres papiers à conserver de moindre importance seront classés à l'intérieur de chemises dans des dossiers regroupés par secteur (Assurances, Impôts, Santé, Vie professionnelle, Voiture, Maison, Loisirs, ...), et idéalement, par année. Si la date du courrier ou du relevé est difficile à lire, réécrivez-la plus lisiblement soit directement soit à l'aide de Post it ®.

N'hésitez pas à utiliser plusieurs chemises dans un même dossier et datez-les. Grâce à ce système, vous trouverez facilement le bon document, le jour où vous en aurez besoin. Glissez le dossier à sa place, dans le dossier suspendu, le bac de classement ou la boite porte-documents, préalablement garni d'intercalaires étiquetés.

Ranger, trier, classer le courrier

Pour ne pas se laisser déborder par les papiers, dès que vous recevez un courrier, lisez-le, répondez-y, puis archivez-le dans le dossier approprié dès que possible.

Evidemment, s'il s'agit d'une lettre commerciale sans importance : pensez au recyclage !

Si le courrier reçu nécessite une réflexion ou d'être envoyé plus tard, classez le dans une enveloppe à pression plate en plastique transparent par exemple, étiquetée « à traiter » et que vous placerez en évidence sur votre bureau.

Classer et archiver les factures

Il est facile de passer au travers le paiement d'une facture, ou de se laisser surprendre en devant payer plusieurs factures importantes, à un moment où la trésorerie aimerait une accalmie.

Pour éviter ces désagréments, effectuez un tri préalable en rangeant les factures dans trois dossiers l'un étiqueté : « factures urgentes », l'autre : « à payer sous une quinzaine », et le troisième « factures en attente ».

Une fois par semaine, démarrer par les paiements en urgence des factures, puis attaquez les autres chemises dans l'ordre. Si vous manquez de temps, ou si vous n'êtes pas assez en fond pour régler les factures du second et du troisième dossier, reclassez les papiers en conséquence.

A l'aide d'un trombone ou d'un stylo, inscrivez très lisiblement sur chaque facture payée, la date du chèque, son numéro et la date d'envoi, puis transférez le document dans son dossier.

Pour plus de sécurité, notez sur votre agenda la date limite des factures à payer.

Jeter les papiers et documents inutiles

Conserver c'est bien, savoir ce qui est important et faire de la place c'est mieux ! Inutile de garder des documents qui n'ont plus aucune valeur légale ou juridique.

Un jour par semaine ou par mois, essayez de vous consacrer aux classements des papiers. Consultez les dossiers, et débarrassez-vous de tous les documents, reçus, et autres papiers qui ne sont plus exigés par la loi (profitez-en pour jeter les tickets de métro ou d'épicerie et des bons d'achat qui s'entassent dans votre sac ou vos poches).

Si vous recevez ou collectez des bons d'achat, ne conservez que ceux qui correspondent vraiment à ce que vous achetez d'habitude et glissez-les tout de suite dans votre porte-monnaie afin d'en profiter au moment où vous arriverez à la caisse. Vous pouvez donnez les autres à vos proches, ou les jeter.

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