Archive numérique (ou éléctronique)
Les archives électroniques sont des e-mails, des documents bureautiques, des dossiers numérisés, des données échangées par téléprocédures, des bases de données... !
Les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives papier. Pourtant, elles présentent des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement particulières.
Pour les documents imprimés peu importants, numérisez les et classez-les, mois par mois, années par années, dans un dossier de votre ordinateur, en créant plusieurs rubriques et, sans oublier de réaliser un sommaire, puis gravez le tout sur un CD ou une clef USB. Il est également possible désormais de souscrire au factures au format numérique chez la plupart des prestataires nationnaux (EDF, Télécom, Banque, ...).
Si besoin est, si les papiers sont importants, conservez vos orignaux de façon à en garantir l'authenticité et la traçabilité.
Service professionnel
Certains sites, gratuits ou non, proposent un service externalisé pour sauvegarder en ligne vos documents. D'autres sites offrent même la possibilité de scanner et de numériser vos documents et courriers envoyés par fax.
Scannez les papiers importants
Si vous partez à l'étranger, scannez par exemple : Carte d'identité, passeport, permis de conduire, billet d'avion, n° d'appel en cas de perte de carte bleue et le n° de cette carte.
Envoyez-vous ces documents numérisés directement sur votre boîte email : en cas de problèmes lors d'un voyage à l'étranger, il vous sera ainsi possible d'accéder à ces document et de retrouver les informations importantes en vous connectant sur n'importe quel ordinateur.